Google Workspace is een van de snelstgroeiende producten van Google. Het pakket, dat voorheen bekend was onder de naam Google Apps for Work, bestaat uit verschillende programma’s. Veel grote en kleine bedrijven kiezen steevast voor Google Workspace vanwege de aanwezigheid van zowel email (Gmail) als Documenten, Drive en Spreadsheet.
Voor lang niet iedereen is goed bekend wat Google Workspace precies is, hoe het werkt en wat het kost. Net als dat de beweegredenen om wel voor Google Workspace te kiezen en niet voor een alternatief onbekend zijn. Want waarom zou je Google Workspace over de alternatieven van Apple (iCloud) en Microsoft (Microsoft 365) kiezen?
Google Google Workspace opereert op een ander niveau en ik leg je graag uit waarom. Op basis van de informatie uit dit artikel kun jij straks ook bepalen of Google Workspace iets voor jou is!
Google Workspace is een alles-in-een oplossing voor jouw software toolpack. Voor veel bedrijven bevat het een groot deel van de benodigde software zonder dat enige vorm van installatie nodig is. Dit omdat de programma’s zowel draaien als bestanden opslaan op de cloud.
Onder Google Workspace vallen verschillende Google-programma’s, waaronder:
Doordat al deze programma’s met elkaar verweven zijn, is jouw data altijd up-to-date. Oftewel, je kunt vanaf Gmail afspraken in je agenda zetten. Net als dat je documenten automatisch op je Google Drive worden opgeslagen en via Gmail gedeeld kunnen worden.
Heb je een afspraak in je Google Workspace agenda staan? Dan kun je hier direct een link naar de Hangouts video-meeting bij plaatsen. Vanaf daar kun je de videomeeting moeiteloos voeren.
Alle inbegrepen programma’s zijn naar eigen wens in te richten. Dat wil zeggen dat ze aan te passen zijn naar de toepassing die voor jouw bedrijf het meest relevant is.
Je kunt bijvoorbeeld vanuit Gmail het e-mailadres van je eigen bedrijf blijven gebruiken. Net als dat je jouw bestaande inbox hier kunt importeren. Wil je dat Google Drive jouw e-mails automatisch opslaat of zelf inschat in welke mappen bestanden moeten? Dan is dit allemaal naar eigen wens in te stellen.
Google brengt kosten voor Google Workspace in rekening op basis van het aantal gebruikers en het daadwerkelijke gebruik. Alhoewel de kosten regelmatig worden aangepast, maakt Google op dit moment onderscheid in de volgende drie pakketten:
Basic: € 4,68 per maand (normaal € 5,20 per maand)
Business: € 9,36 per maand (normaal € 10,40 per maand)
Enterprise: € 23 per maand
De bovenstaande prijzen zijn per gebruiker, per maand exclusief btw. Google experimenteert regelmatig met deze prijzen. Je kunt hier de actuele prijzen vinden.
Google Workspace werkt verrassend eenvoudig, al is het alleen al omdat we met veel van de inbegrepen programma’s al bekend zijn. Wie namelijk met Google Workspace werkt, kent meestal de weg in programma’s als documenten, spreadsheets, Drive en Gmail.
Bij het afnemen van Google Workspace krijg je direct toegang tot alle onderliggende diensten. Je kunt bijvoorbeeld meteen beginnen met het koppelen van je Gmail met je zakelijke e-mailadres. Hierdoor kun je vanuit de prettige en stabiele Gmail-omgeving (browser en apps) e-mails sturen.
Binnen Google Workspace zijn vervolgens alle zogeheten apps naar eigen wens in te richten en te gebruiken. Je hoeft hiervoor geen verdere gegevens in te vullen.
Gmail is de populaire mail cliënt van Google en onderdeel van Google Workspace. Via Gmail kun je eenvoudig je inbox beheren, e-mails versturen en ontvangen. Daarnaast staat Gmail bekend om de slimme SPAM filters en innovatieve (tijdbesparende) features.
Google Meet, voorheen Hangouts, is het videoconference programma van Google. Dit alternatief voor Zoom en GoToMeeting is momenteel tot wel 250 gebruikers te gebruiken. Via een handig dashboard zie je direct de openstaande agenda-afspraken en de daarbij horende Google-Meet vergaderingen staan.
De kalender van Google staat bekend om haar eenvoud. Toch is deze kleine kalender tot van alles in staat en is het een perfecte toevoeging voor de andere Google Workspace apps. Doordat het namelijk moeiteloos met apps als Gmail en Meet samenwerkt, koppel je sneller bestanden, afspraken en communicatie aan elkaar.
Google Drive is ondertussen bij iedereen wel bekend. Het alternatief voor Dropbox en iCloud kent een overzichtelijke opzet. Hierdoor voorkom je dat je telkens minutenlang naar bestanden opzoek bent. Daarnaast kun je via een zoekopdracht tegenwoordig nog sneller het juiste bestand vinden. Superhandig dus!
Google Documenten of Docs bestaat tegenwoordig uit meerdere onderdelen, waaronder Documenten (alternatief voor Word), Spreadsheets (Excel) en Presentaties (Powerpoint). Hierdoor is die dure Microsoft licentie verleden tijd!
Enquête houden of emailadressen verzamelen? Dat doe je met Google Forms. Maak krachtige, gebruiksvriendelijke formulieren die mensen met liefde invullen. Laat de resultaten automatisch in Spreadsheets of Drive invoeren en je analyses zijn meteen gereed. Hoe makkelijk wil je het hebben?
Office 365, het bekendste alternatief voor Google Workspace, was jarenlang de bekendste totaaloplossing op dit gebied. Met de komst van Google Workspace, dat met verschillende onderdelen de lading van Microsoft 365 meer dan genoeg dekt, is er een alternatief bij.
Bedrijven die actief gebruik maken van apps uit Google Workspace of alternatieven hiervoor, moeten overwegen of Google Workspace een rendabele totaaloplossing is. Met scherpe maandelijkse kosten en een uitgebreid aanbod aan apps, kun je namelijk met dit platform sneller en beter werken.
